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Politique de confidentialité

Cette politique explique comment Monsyndic.be traite les données des visiteurs du site, des personnes qui le contactent et des personnes concernées par ses activités de syndic. Elle distingue les finalités et les bases juridiques applicables.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Emile Seguin, exerçant sous la dénomination commerciale Monsyndic.be, inscrit à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0881.809.974 et agréé IPI sous le numéro 503.181.

Personnes concernées

La politique peut notamment concerner les personnes suivantes :

  • les copropriétaires, membres des conseils de copropriété, occupants, locataires et mandataires ;
  • les candidats clients, clients, fournisseurs, entrepreneurs et autres interlocuteurs professionnels ;
  • les visiteurs du site, utilisateurs de l’espace copropriété et personnes qui utilisent le formulaire de contact ;
  • les destinataires de communications ou d’une lettre d’information, lorsque ce service est effectivement proposé.

Données traitées

Selon la relation et le service concerné, Monsyndic.be peut traiter :

  • des données d’identification et de contact, telles que les nom, prénom, adresse, adresse électronique et numéro de téléphone ;
  • des données relatives à un lot, à l’occupation d’un immeuble, aux quotes-parts, aux appels de fonds, paiements, décomptes et dossiers de copropriété ;
  • des échanges, demandes, réclamations, procurations et documents nécessaires au suivi d’un dossier ;
  • des données professionnelles concernant les prestataires et fournisseurs ;
  • des données de connexion et de sécurité, telles que l’adresse IP, les journaux de connexion et les tentatives d’accès ;
  • des informations de navigation et de mesure d’audience lorsque les cookies correspondants ont été acceptés.

Monsyndic.be ne demande pas de données sensibles au moyen du formulaire général du site. Si une situation particulière impose le traitement de données sensibles, celui-ci doit rester limité à ce qui est nécessaire et reposer sur une exception applicable de l’article 9 du RGPD, par exemple la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Finalités et bases juridiques

Chaque traitement doit reposer sur une base juridique adaptée. La base applicable dépend notamment de la personne concernée, de sa relation avec Monsyndic.be et du mandat confié par l’association des copropriétaires.

Répondre aux demandes et préparer une relation contractuelle

Données : coordonnées, contenu de la demande et échanges.

Base juridique : mesures précontractuelles ou exécution d’un contrat lorsque la personne est partie au contrat ; sinon, intérêt légitime à répondre à la demande.

Exécuter les missions de syndic et administrer les copropriétés

Données : identification, lot, occupation, quotes-parts, appels de fonds, paiements, documents et échanges.

Base juridique : obligations légales applicables au syndic et à la copropriété, exécution du contrat lorsque la personne est partie au contrat et intérêts légitimes de gestion lorsqu’ils sont appropriés.

Tenir la comptabilité, facturer et respecter les obligations fiscales

Données : identification, coordonnées, factures, paiements et justificatifs.

Base juridique : obligation légale et, selon le cas, exécution du contrat.

Gérer l’espace copropriété et authentifier les utilisateurs

Données : identifiants, profil, droits d’accès et journaux.

Base juridique : exécution du service demandé et intérêt légitime à sécuriser l’accès aux dossiers.

Prévenir les abus et sécuriser le site

Données : adresse IP, journaux techniques, tentatives de connexion et événements de sécurité.

Base juridique : intérêt légitime à protéger le site, les comptes et les informations confiées.

Gérer les litiges, réclamations et preuves

Données : dossier, correspondance et éléments de preuve.

Base juridique : intérêt légitime à établir, exercer ou défendre des droits et obligations légales applicables.

Envoyer une lettre d’information ou des offres

Données : nom, adresse électronique et préférences.

Base juridique : consentement, sauf lorsqu’une autre base juridique autorise l’envoi de communications dans une situation déterminée.

Mesurer l’audience avec des cookies non essentiels

Données : identifiants en ligne, données de navigation et informations techniques.

Base juridique : consentement préalable, conformément au RGPD et aux règles belges relatives aux communications électroniques.

Lorsque Monsyndic.be invoque un intérêt légitime, il vérifie que cet intérêt est réel, que le traitement est nécessaire et que les droits et libertés de la personne ne prévalent pas. Une personne peut demander des informations sur cette mise en balance et exercer son droit d’opposition.

Origine des données

Les données peuvent être obtenues :

  • directement auprès de la personne concernée, notamment par courriel, téléphone, formulaire ou espace connecté ;
  • auprès de l’association des copropriétaires, de son conseil, d’un précédent syndic, d’un copropriétaire, d’un occupant ou d’un mandataire ;
  • auprès de prestataires, d’autorités, de registres ou de sources accessibles lorsque la loi le permet et que cela est nécessaire au dossier ;
  • automatiquement lors de l’utilisation du site, pour les journaux techniques et les cookies autorisés.

Lorsque les données ne sont pas recueillies directement auprès de la personne, Monsyndic.be fournit l’information requise par le RGPD dans les délais applicables, sauf exception légale.

Caractère obligatoire des données

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour répondre à une demande, exécuter une mission ou respecter une obligation légale. À défaut, Monsyndic.be peut ne pas être en mesure de traiter la demande ou de fournir le service. Les autres informations sont facultatives.

Destinataires

Dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles :

  • à Monsyndic.be et aux personnes autorisées qui interviennent dans la gestion des dossiers ;
  • à l’association des copropriétaires et à ses organes, dans le respect de leurs compétences ;
  • aux prestataires techniques, comptables, juridiques, bancaires, postaux, d’assurance, de maintenance ou de gestion documentaire ;
  • aux fournisseurs de l’espace copropriété, de l’hébergement, de la messagerie, de la sécurité du site et, si activés, des outils de mesure d’audience ou d’envoi de lettres d’information ;
  • aux autorités, officiers ministériels, juridictions ou autres destinataires lorsque la loi ou la gestion d’un dossier l’exige.

Les prestataires qui traitent des données pour le compte de Monsyndic.be sont encadrés, lorsque le RGPD l’exige, par les dispositions contractuelles applicables aux sous-traitants conformément à l’article 28 du RGPD.

Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains fournisseurs numériques peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Lorsqu’un tel transfert a lieu, Monsyndic.be veille à ce qu’il repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types accompagnées, lorsque cela est nécessaire, de garanties supplémentaires.

Durées de conservation

Monsyndic.be conserve les données pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des durées de conservation imposées par la législation applicable et des délais nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Demandes sans relation contractuelle

Durée : le temps nécessaire pour répondre à la demande, puis au maximum deux ans après le dernier échange, sauf litige ou obligation particulière justifiant une conservation plus longue.

Dossiers de copropriété et de mandat

Durée : pendant le mandat et la période nécessaire à la remise des archives, puis selon les obligations légales et les délais de prescription applicables à chaque document.

Pièces comptables et fiscales

Durée : pendant les 10 années ou 10 exercices comptables qui suivent la période imposable à laquelle les documents se rapportent, sous réserve d’une durée différente imposée par une disposition légale particulière.

Dossiers de litige ou de sinistre

Durée : jusqu’à la clôture du dossier, puis pendant le délai nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits.

Comptes et espace copropriété

Durée : pendant la période d’accès autorisé, puis suppression ou désactivation selon la procédure de fin de mandat et d’archivage.

Journaux de sécurité du site

Durée : 14 jours, sauf lorsqu’un événement de sécurité nécessite une conservation plus longue aux fins de son analyse ou de la défense de droits.

Lettre d’information

Durée : jusqu’au retrait du consentement ou à la désinscription. Les informations strictement nécessaires permettant de conserver la preuve du consentement ou de respecter une opposition peuvent être conservées pendant la durée nécessaire à cette finalité.

Cookies

Durée : selon la durée applicable à chaque cookie, telle qu’indiquée dans la politique relative aux cookies et dans le gestionnaire de consentement.

Demandes d’exercice de droits

Durée : pendant le temps nécessaire au traitement de la demande, puis pendant la durée raisonnablement nécessaire pour démontrer son traitement et gérer une éventuelle contestation.

Droits des personnes

Dans les conditions prévues par le RGPD, chaque personne peut demander :

  • l’accès à ses données et une copie de celles-ci ;
  • la rectification de données inexactes et la complétion de données incomplètes ;
  • l’effacement de données lorsque les conditions légales sont remplies ;
  • la limitation du traitement dans les cas prévus par le RGPD ;
  • la portabilité des données fournies, lorsque le traitement automatisé repose sur le consentement ou sur un contrat ;
  • l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à sa situation particulière ;
  • l’opposition à tout moment et sans justification à la prospection directe ;
  • le retrait de son consentement à tout moment, sans effet rétroactif sur les traitements déjà réalisés.

Ces droits ne sont pas absolus. Monsyndic.be peut devoir conserver ou continuer à traiter certaines données pour respecter une obligation légale, protéger les droits d’autres personnes ou établir, exercer ou défendre un droit en justice.

Exercice des droits et vérification de l’identité

Une demande peut être adressée à emile@monsyndic.be ou par courrier à Rue de Courtrai 28, 7700 Mouscron, Belgique. La demande doit permettre de comprendre le droit exercé et les données ou le contexte concernés. Aucune signature manuscrite ni copie de carte d’identité n’est exigée de manière systématique.

Monsyndic.be vérifie d’abord l’identité au moyen des informations dont il dispose déjà ou d’un moyen moins intrusif, par exemple une réponse depuis l’adresse électronique connue, une question relative au dossier ou une vérification dans l’espace sécurisé. Un justificatif supplémentaire ne peut être demandé qu’en présence de doutes raisonnables sur l’identité. La vérification doit rester proportionnée au risque et limitée aux informations nécessaires.

Si une pièce d’identité apparaît exceptionnellement nécessaire, Monsyndic.be précise les données utiles, la finalité et le mode de transmission sécurisé. La personne est invitée à masquer les données non nécessaires. La copie ne doit pas être conservée plus longtemps que nécessaire à la vérification, sauf obligation légale distincte.

Monsyndic.be répond en principe dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou nombreuse, après information de la personne dans le premier mois. La demande est gratuite, sauf demande manifestement infondée ou excessive dans les conditions prévues par le RGPD.

Décision automatisée

Monsyndic.be ne prend pas de décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur la seule base d’un traitement automatisé.

Sécurité et violations de données

Monsyndic.be met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment la gestion des accès, l’authentification, la sauvegarde, la mise à jour des systèmes, la confidentialité des intervenants et la journalisation de sécurité.

En cas de violation de données à caractère personnel, Monsyndic.be applique les procédures prévues par le RGPD concernant, lorsque les conditions sont réunies, la notification à l’Autorité de protection des données et l’information des personnes concernées.

Réclamation auprès de l’Autorité de protection des données

Toute personne peut contacter ou saisir l’autorité belge compétente :

Il est recommandé de contacter d’abord Monsyndic.be afin de permettre l’examen et, si nécessaire, la résolution de la demande.

Mise à jour de la politique

Monsyndic.be peut modifier cette politique pour tenir compte d’un changement de pratique, d’outil ou de règle applicable. La version publiée indique sa date d’entrée en vigueur. Les changements importants sont portés à la connaissance des personnes concernées par un moyen approprié.

Date d’entrée en vigueur : 15 septembre 2026

Références